E-Fatura, E-İrsaliye ve E-Arşiv: Başvuru Şartları ve Belge Kesim Süreçleri

Dijital dönüşümün hız kazanmasıyla birlikte Türkiye’de işletmelerin elektronik belge sistemlerine geçişi zorunlu hale gelmiştir. Bu sistemler hem maliyetleri azaltmakta hem de vergi süreçlerinde şeffaflık sağlamaktadır. Bu yazıda e-Fatura, e-Arşiv Fatura ve e-İrsaliye sistemlerine nasıl başvuru yapılır, kimler geçmek zorundadır ve bu belgeler nasıl düzenlenir detaylı olarak ele alıyoruz.

🧾 1. E-Fatura Nedir?

E-Fatura, kağıt fatura ile aynı hukuki niteliğe sahip, Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) üzerinden gönderilen ve alınan elektronik fatura sistemidir. Vergi Usul Kanunu gereğince, belirli ciroları aşan veya belirli sektörlerde faaliyet gösteren mükellefler için zorunlu hale getirilmiştir.

➤ E-Fatura Başvuru Şartları:

• Bir önceki hesap döneminde brüt satış hasılatı 3 milyon TL ve üzeri olan firmalar,

• İnternet üzerinden mal veya hizmet satan işletmeler,

• Akaryakıt, maden, alkol, şeker, eczacılık gibi özel sektörlerde faaliyet gösterenler,

• GİB tarafından özel olarak e-faturaya geçişe çağrılan mükellefler.

➤ Başvuru Nasıl Yapılır?

1. Mali mühür temin edilir (TÜBİTAK-KamuSM üzerinden).

2. GİB’in https://efatura.gov.tr portalı üzerinden başvuru yapılır.

3. GİB portalı, özel entegratör veya kendi bilgi sisteminiz ile kullanım seçeneği belirlenir.

➤ Belge Kesimi Nereden ve Nasıl Yapılır?

• GİB Portalı (Ücretsiz kullanım)

• Özel Entegratör Programları (Logo, Mikro, Paraşüt vb.)

• ERP sistemleri üzerinden doğrudan entegrasyon

2. E-Arşiv Fatura Nedir?

E-Arşiv Fatura, e-fatura sistemine dahil olmayan nihai tüketicilere veya mükelleflere kesilen elektronik faturadır. E-Arşiv uygulaması, hem e-fatura kullanan hem de kağıt fatura kesen firmalar için geçerlidir.

➤ E-Arşiv Zorunluluğu Kimleri Kapsar?

• E-fatura kullanıcısı olan tüm mükellefler,

• E-ticaret yapan, internet reklam harcaması olan ya da komisyon gelirleri elde eden mükellefler,

• Günde 5.000 TL (vergi mükelleflerine) veya 30.000 TL (nihai tüketiciye) fatura kesen işletmeler (günlük bazda e-arşiv zorunluluğu doğar).

➤ Belge Kesimi Nereden Yapılır?

• GİB Portal (e-Arşiv Portalı)

• Özel entegratör sistemleri

• Hazır e-ticaret entegrasyonları (Shopify, Trendyol, Hepsiburada entegrasyonları)

3. E-İrsaliye Nedir?

E-İrsaliye, mal sevkiyatlarında düzenlenen elektronik sevk irsaliyesidir. Fiziksel irsaliyenin yerine geçer ve taşıma sürecinde belgeye elektronik ortamda ulaşılmasını sağlar.

➤ Kimler e-İrsaliyeye Geçmek Zorundadır?

• 2023 hesap döneminde brüt satış hasılatı 10 milyon TL ve üzeri olan firmalar,

• E-Fatura sistemine kayıtlı olanlar,

• Üretici, toptancı ve lojistik firmaları,

• GİB tarafından özel olarak zorunlu tutulan sektör temsilcileri.

➤ Başvuru Süreci:

1. Mali mühür alınır.

2. GİB portalı üzerinden e-İrsaliye başvurusu yapılır.

3. Test süreci tamamlanır ve canlı kullanıma geçilir.

➤ İrsaliye Nasıl Düzenlenir?

• Sevkiyat öncesi sistemden e-irsaliye oluşturulur,

• Alıcıya sistem üzerinden gönderilir,

• Şoföre dijital çıktı ya da QR kodlu belge verilir.

Teknik Gereksinimler

• Mali mühür ya da e-İmza

• Bilgi işlem altyapısı ya da entegratör hizmeti

• GİB ile entegre çalışan yazılım veya portal üyeliği

GLC Accounting ile E-Belge Süreçlerinde Profesyonel Destek

GLC Accounting olarak e-fatura, e-arşiv ve e-irsaliye başvurularınızda başvuru süreci yönetimi, sistem kurulumu, eğitim ve entegrasyon desteği sağlıyoruz.İşletmenizin dijital dönüşümünü kolaylaştırıyor, zaman ve maliyet tasarrufu sağlıyoruz.